Die Plattform für Projekt- und Prozessmanagement. Gemeinsam erfahren, lernen und entwickeln.

Neue Version des kostenlosen Projekthandbuchs der FH Vorarlberg

Quelle: flickr.com by Celeste

Neue Version des kostenlosen Projekthandbuchs der FH Vorarlberg

Von Patrick Fritz, am 8. Oktober 2009

 

Die jährliche Generalüberholung des Projekthandbuchs der FH Vorarlberg ist abgeschlossen – zum kostenlosen Download für die Leser von Jahooda.

Anlass für die Überarbeitung ist die Lehrveranstaltung “Methodenwerkstatt Projektmanagement“, die ich in diesem Semester bereits zum zweiten Mal unterrichte. Ohne lange Umwege, hier zum…

Download FHV Projekthandbuch 8.0

Spielregeln sind doch nur was für Kinder

Spielregeln sind doch nur was für Kinder

Von Patrick Fritz, am 18. September 2009

 

Spielregeln sind doch nur was für Kinder, oder doch nicht? Ein Vorschlag aus der Praxis für die tägliche Arbeit in Workshops und Projekten.

Wir brauchen keine Spielregeln, wird sind doch Erwachsen und wissen wie wir uns benehmen müssen. Ein schöne Annahme, die aber leider so gar nicht stimmt. Ein Beispiel gefällig? Stellt euch mal für eine kurzen Augenblick vor in einem Fußballspiel gäbe es keine Regeln. Das Tor der Heimmannschaft ist natürlich um vieles kleiner. Gelbe oder rote Karten für schwere Fouls gehören der Vergangenheit an. Gezählt wird erst ab dem dritten Tor. Ich glaube ihr wisst was ich meine. Wieso sollte das in einem Workshop oder Projekt anders sein? Deshalb möchte ich euch an dieser Stelle einen Vorschlag für drei konkrete Spielregeln aus der Praxis machen:

  1. Unterschiede sind erwünscht. Was wäre ein Workshop oder ein Projekt in dem jeder Teilnehmer derselben Meinung ist? Noch schlimmer wenn keine Meinungen geäußert werden, vielleicht weil der Chef mit in der Runde sitzt.
  2. Vertrauen. Vertrauen ist der Grundsatz für eine produktive Zusammenarbeit. Macht die Arbeit an gemeinsamen Zielen überhaupt Sinn, wenn ich den Anwesenden kein Vertrauen entgegen bringen kann?
  3. Aktive Teilnahme. Wie das Wort Teilnehmer schon sagt, ich NEHME TEIL an etwas. Das heißt nicht, ich sitze bei, ich höre bei oder ich liege bei.

Ich bitte euch um eure Kommentare. Welche Regeln fehlen in der Aufzählung?

ARIS Expres ist online!

Von Patrick Fritz, am 17. September 2009

 

Sebastian Stein von IDS Scheer hat mir per Kommentar mitgeteilt, dass die erste offizielle Version von ARIS Express verfügbar ist.

Jetzt gerade bin ich dabei mir das Programm näher anzusehen. Was mich schonmal total nervt, ist der notwendige Download einer Installationsdatei. Soweit ich mich erinnern kann, war eine Online-Anwendung versprochen. Wie es scheint habe ich mich zu früh gefreut…

arisexpress ARIS Expres ist online!

Dynamik in Teams nach David Kantor

Von Patrick Fritz, am 7. September 2009

 

Das Modell von David Kantor hilft dir die Struktur eines Teamgesprächs besser zu verstehen und effektiv einzugreifen.

Letzte Woche war ich in Sachen Teamentwicklung auf Weiterbildung. Dabei habe ich das Modell von David Kantor kennen gelernt, das ich euch gerne weiter geben möchte:

kantor modell1 Dynamik in Teams nach David Kantor

Nach Kantor sind in einem effektiven Gespräch alle oben erwähnten Positionen präsent und im Gleichgewicht. Wenn zum  Beispiel nur Anhänger/Unterstützer in einem Team vorhanden sind, wird es schwierig eine gemeinsame Richtung zu finden. Wenn hingegen nur treibende Kräfte/Initiatoren im Spiel sind, wird niemals etwas ausgeführt werden.

Einführung eines Prozessmanagement-systems

Daniel Arnus

Einführung eines Prozessmanagement-systems

Von Patrick Fritz, am 4. August 2009

 

Daniel Arnus führte mit mir im Rahmen seiner Master Thesis an der Donau Universität Krems ein Experteninterview: “Einführung eines Prozessmanagementsystem – Best Practice Modell am Beispiel der Swarovski AG in Liechtenstein”.

Kurz zusammengefasst wichtige Erkenntnisse aus seiner Arbeit:

  • Die Geschäftsführung muss das Projekt zu 100% unterstützen.
  • Die Geschäftsführung muss die Mitarbeiter von der Bedeutung eines Prozessmanagementsystems überzeugen.
  • Die Einführung eines Prozessmanagementsystems soll in Projektform durchgeführt werden.
  • Der Projektleiter muss das Projektteam in schwierigen Phasen aufbauen und motivieren.
  • Mit Widerstände in den Bereichen Rollen, Kompetenzen und Ressourcen ist zu rechnen.
  • Offene Kommunikation und ein gutes Projektmarketing sind unerlässlich.

Mit seiner freundlichen Genehmigung möchte ich euch seine gesamte Arbeit exklusiv zur Verfügung stellen!

Download Daniel Arnus – Einführung eines Prozessmanagementsystem [PDF]

Wie können Techniker verständlich kommunizieren?

Andreas Reisenbauer

Wie können Techniker verständlich kommunizieren?

Von Patrick Fritz, am 3. August 2009

 

Andreas Reisenbauer ist Inhaber von SYSCOMM, Österreichs einzigem Weiterbildungsunternehmen, das sich auf persönlichkeitsbildende Trainings und Coachings für Techniker spezialisiert hat. Hauptbetätigungsfeld von Reisenbauer ist es, Technikern und wissenschaftlichen Mitarbeitern zu helfen, ihr Fachwissen auch für Laien verständlich zu kommunizieren.

Technikern wird oft nachgesagt, sie seien introvertiert und arbeiten am liebsten im stillen Kämmerlein. Was ist dran an dieser Verallgemeinerung?

Wie Sie schon sagen – das ist eine glatte Generalisierung, die so natürlich nicht stimmt. Natürlich gibt es auch solche Techniker, auf die diese Beschreibung zutrifft. Teilweise sind diese in der IT-Branche oder im Forschungsbereich anzutreffen. Ich warne aber immer davor alle Technikerinnen und Techniker über einen Kamm zu scheren. Ja, natürlich, diese Menschen haben deshalb diesen Beruf ergriffen, weil sie begeistert von den technischen und wissenschaftlichen Möglichkeiten sind. Die Begeisterung steigert sich dann oft in Fakten- und Detailverliebtheit – dann beginnen tatsächlich die wirklichen Probleme.

Das führt mich zu meiner nächsten Frage: Wie können Techniker überhaupt verständlich kommunizieren?

Wie wir wissen, ist mein Gegenüber in der Kommunikation der Maßstab, ob ich mich verständlich ausdrücke oder nicht. Viele Techniker, die ich durch Trainings und Coachings in der Vergangenheit begleiten durfte, waren der Meinung, dass sie sich sehr verständlich ausdrücken. Diese Personen sind dann oft verwundert, wenn die Reaktion des Gegenübers eine völlig andere ist oder die Person alles scheinbar „falsch” verstanden hat.

Damit ich Technikern helfen kann, ihr Fachchinesisch in der Kommunikation zu reduzieren, muss ein gewisser Leidensdruck des öfter auftretenden „Nicht-Verstanden-werdens” vorhanden sein. In weiterer Folge wende ich die von mir entwickelte „Zwiebel-Technik” an. Ich vergleiche den Informationsinhalt einer fachlichen Botschaft mit einer Zwiebel, die aus mehrere Schichten besteht. Es ist meist nur in Fachgesprächen notwendig, dem Gegenüber alle Details und Fakten zu vermitteln. Also quasi die „Informationszwiebel” Schicht für Schicht bis zum Kern abzutragen. Laien sind von dem Faktenschwall schlichtweg überfordert. In der Regel reicht auch ein grober Überblick über die zu vermittelnde Materie, vielleicht mit einem aussagekräftigen Bild oder einer Metapher gewürzt. Erst wenn das Gegenüber durch verbale oder nonverbale Rückmeldungen signalisiert, mehr Fakten haben zu wollen, wird die nächste „Zwiebelschicht” abgetragen und der Detaillierungsgrad steigt in der Kommunikation. Das geht aber natürlich nicht von heute auf morgen.

Welche Erfahrungen haben Sie, wenn Techniker plötzlich mit Führungsaufgaben betraut werden – etwa als Projekt- oder Teamleiter? Oft wird diesen Menschen nachgesagt, dass sie immer Spezialisten bleiben?

Das ist in der Tat richtig. In der Regel werden in Unternehmen oft die fachlich besten Mitarbeiter in diese Führungspositionen befördert. Viele Techniker, die diesen Weg beschritten haben, sind aber nicht unbedingt glücklich damit. In ihrem Denken bleiben sie der Spezialist, als Führungskraft ist allerdings eher ein Generalist gefragt. Daher ist auch bei technischen Führungskräften das Thema „Delegieren” sehr sensibel. Delegieren hat mit „Loslassen” zu tun, loslassen auch von der früheren ausschließlich technischen Tätigkeit. Damit das stattfinden kann, benötigen viele technische Führungskräfte speziell in den ersten Jahren nach der Beförderung eine Begleitung durch einen Coach. Nur so kann dieser Loslassprozess gelingen.

Best of Projektmanagement Blogs Juni 2009

Quelle: flickr.com von Philipp Klinger (Off to Ville de Québec)

Best of Projektmanagement Blogs Juni 2009

Von Patrick Fritz, am 1. Juli 2009

 

Die 5 besten Beiträge die mir in letzter Zeit in Projektmanagement Blogs untergekommen sind.

  1. Denkwerkstatt: “Effizienz – adieu, auf Wiedersehen, bye bye!?“. Der Beitrag ist in Krisenzeiten ein Highlight für mich. Jan schließt mit einem Zitat von Peter Block: „Das Gegenteil von Liebe und Einfühlungsvermögen ist nicht Hass, es ist Effizienz.”
  2. Scheuring-Blog: “Nume nid dryschüsse” – wie Sie einen guten Start für Ihre Projekte erreichen“. Ein Neuzugang bei den PM-Bloggern aus der Schweiz. Dabei werden zwei Methoden für den erfolgreichen Projektstart vorgestellt.
  3. Projektmanagement Beratung: “Microblogging (Twitter) – (Un)Sinn in Projekten?“. Auch Andreas ist auf die Diskussion rund um Twitter in Projekten aufgesprungen. Siehe dazu ergänzend meinen Kommentar im schlossBlog.
  4. Komplexitätsmanagement: “Pfadabhängigkeit im Projektmanagement” oder wie man Probleme schlimmer machen kann indem versucht wird sie zu lösen.
  5. MacPM.net: “Vermeidungsstrategie bei Projekten“. Für alle die nach der richtigen Arbeitsvermeidungsstrategie suchen.

Die 5 Ebenen der Problemdefinitionen

Quelle: flickr.com von nickwheeleroz

Die 5 Ebenen der Problemdefinitionen

Von Patrick Fritz, am 24. Juni 2009

 

Wenn ihr die 5 Ebenen der Problemdefinition kennt, kommt ihr für eure Kunden zu besseren Lösungen.

Kennt ihr folgende Situation? Ein Kunde erzählt euch sein Problem. Bei euch macht es klick, der Fall ist doch sonnenklar. Es kann doch nur diese eine Lösung geben. Würde der Kunde bei eurem Kollegen anfragen, wäre die Lösung wahrscheinlich eine völlig andere. Wir sind es gewohnt Lösungen auf einer bestimmten Ebene zu suchen. Diese Ebene muss jedoch nicht zwangsläufig die richtige für den Kunden sein. Folgende Ebenen gilt es zu unterscheiden:

  1. Persönlichkeit: Das Verhalten von Mitarbeiter Max Mustermann führt immer wieder zu Problemen im Unternehmen. Indikator für diese Problemebene ist, wenn das Verhalten in anderen Kontexten (Familie, Freundeskreis, frühere Arbeitsstelle) ebenfalls auftritt.
  2. Rollenkompetenz und Rollenidentität: Max Mustermann kommt erstmals in die Rolle des Projektleiters. Leider hat er sein Team absolut nicht im Griff. In anderen Kontexten tritt das problematische Verhalten nicht auf, jedoch in der neuen Rolle des Projektleiters schon.
  3. Informelles System: Immer wenn neue Ideen aufkommen, werden diese “systematisch” nieder gemacht. Wir haben hier einfach keine Kultur, um Innovationen zu entwickeln. Hier gilt es das Unternehmen als ganzes zu verstehen und gezielt zu beeinflussen.
  4. Strukturelle Rahmenbedingungen: Hierbei spielen Aspekte der Aufbau- und Ablauforganisation eine zentrale Rolle. Der Auftraggeber hängt dem Projektleiter zwar die Verantwortung für eine Aufgabe um, aber Macht etwas zu entscheiden hat er nicht.
  5. Fachliche Fragestellung: Ein neues EDV-System wird eingeführt. Weil aber niemand geschult wurde, entsteht unnötig Stress. Wenn das Verhalten nur im Zusammenhang mit einer besonderen Aufgabenstellung in Erscheinung tritt, ist auf Ebene der Fachkompetenz zu suchen.

Natürlich treten Probleme nicht immer nur auf einer Ebene auf. Es fühlt sich zumindest so an, als würde ALLES mit ALLEM zusammenhängen. Was ist aber für den Kunden wirklich wichtig, um in der aktuellen Situation weiter zu kommen?

Die Top 10 der Tools die die Welt nicht braucht!

Quelle: flickr.com von derpunk

Die Top 10 der Tools die die Welt nicht braucht!

Von Patrick Fritz, am 23. Juni 2009

 

Der Kunde hat gesprochen! Diese Tools hatten auf dem Methoden-Portal Hochleistungsorganisation über 2 Jahre die wenigsten Zugriffe.

  1. Projektabschlussbericht: Abschlussberichte zu schreiben scheint so aufregend zu sein wie Wäsche waschen. Zugegeben, ich schreibe ebenfalls ungern Berichte. ABER Lessons Learned sollten auf alle Fälle dokumentiert werden.
  2. Prozessbericht: Ich traue mich zu wetten viele von euch haben dokumentierte Prozesse (ISO & Co). Werden diese Prozesse aber auch gemessen bzw. gesteuert? Eher nicht, sonst wären die Zugriffszahlen höher icon wink Die Top 10 der Tools die die Welt nicht braucht!
  3. Business Process Reengineering: Die Idee des “Grüne Wiese” Ansatzes wird uns sicherlich noch in alle Ewigkeit begeistern. Wie wäre es wenn ich das Unternehmen wie mit Lego Klötzen neu bauen könnte? Leider hinkt die Realität den überhöhten Erwartungen beim NEU designen der Prozesse immer wieder hinter her.
  4. Total Cycle Time (TCT): Eine weitere Methode zur Prozessoptimierung, die sich neben den Platzhirschen KAIZEN und KVP niemals richtig durchsetzen konnte.
  5. Zukunftsanalyse bzw. Szenario-Technik: Das spielen mit möglichen Zukunftsszenarien ist eine reizvolle Angelegenheit. Leider sind die Methoden nicht sonderlich einfach in der Anwendung. Schnell und Einfach sollte es gehen!
  6. Projektfortschrittbericht: Das leidige Thema mit den Berichten. Wer schreibt die schon gerne. Wer liest die schon gerne. Wobei sicherlich niemand bestreitet, dass sie wichtig wären. Vor allem wenn ein Projekt in Schieflage gerät.
  7. Wertkurve: Eigentlich ein recht geschicktes Werkzeug, um Angebote geschickt zu gestalten und am Markt zu platzieren. Leider ein wenig off-topic für eine Seite mit dem Schwerpunkt Projekt- und Prozessmanagement.
  8. Projektkostenplan: Auf den ersten Blick kaum vorstellbar. Dennoch sind Kostenpläne offensichtlich ein Pflicht die gerne unter den Tisch gekehrt wird. Vielleicht weil Kosten häufig schwer einschätzbar sind? Vielleicht weil man gerne auf Schätzungen festgenagelt wird?
  9. Benchmarking: Wie stehe ich im Vergleich zu meinen Mitbewerbern da? In meiner Wahrnehmung eher ein Werkzeug für die großen Spieler im Konzert. Für KMUs eher weniger relevant bzw. recht schwer in der Durchführung. Ein Besuch auf der Branchenmesse soll auch schon geholfen haben.
  10. Value Chain Analysis: Wohl mehr Modell als eigentliche Methode. Die Wertschöpfungskette des Unternehmens ist ein schönes gedankliches Modell. Doch was kann ich damit konkret tun? Was ist der offensichtliche Nutzen der Übung?

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Update 24.11.2010: Sämtliche PM-Tools nun auch auf Englisch zum kostenlosten Download unter Free PM-Tools.




Der Hirschmann Besprechungsknigge

Quelle: Hirschmann Automotive

Der Hirschmann Besprechungsknigge

Von Patrick Fritz, am 22. Juni 2009

 

Wertschätzung und Effizienz in Meetings mit dem Hirschmann Besprechungsknigge.

Beim letzten Workshop ist mir am Eingang zum Seminarraum der Hirschmann Besprechungsknigge aufgefallen:

  1. Ich erscheine pünktlich und bin vorbereitet.
  2. Mein Handy ist lautlos geschaltet wenn ich es dabei habe.
  3. Ich bin konzentriert und bringe mich aktiv zum Thema ein.
  4. Ich spreche nur für mich selbst – „Ich-Form” statt „wir” oder „man”.
  5. Ich bewerte keine Personen – ich bewerte Sachverhalte.
  6. Ich fasse mich kurz und drücke mich verständlich aus.
  7. Ich höre anderen zu und lasse sie ausreden.

Wie sehen die Spielregeln für wertschätzende und effiziente Meetings in deinem Unternehmen aus? Ergänzungen per Kommentar sind ausdrücklich erwünscht!

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