Anleitung zur Prozessmodellierung mit Visio in der Praxis
Von Patrick Fritz, am 3. Juni 2009
Die folgende Anleitung zeigt dir wie du deine Prozesse schnell und einfach mit Visio modellieren kannst.
Mit ARIS Express wurde erst kürzlich ein neues Online-Tool zur Prozessmodellierung angekündigt. Auch wenn ich auf die Einführung gespannt bin, muss sich das Tool bei mir erst noch beweisen. Schließlich hat die Prozessmodellierung mit Visio bisher recht gut geklappt. Anhand eines konkreten Beispiels aus der Praxis, zeige ich euch im Folgenden auf wie ihr mit Visio eure Prozesse schnell und einfach modellieren könnt.
1. Start und Ende definieren
Jeder Prozess benötigt einen klar definierten Start und ein klar definiertes Ende. Bevor du dir damit nicht klar bist, musst du mit der Modellierung gar nicht anfangen. Ansonsten machst du vielleicht nur Arbeit die zum Schluss gestrichen werden wird. Zur Darstellung haben sich die abgerundeten Kästchen bewährt.
2. Tätigkeiten finden und reihen
Die Tätigkeiten die im Rahmen des Prozesses zu tun sind, können zum Beispiel per Brainstorming gefunden werden. Wenn möglich empfehle ich euch die Tätigkeiten immer als Hauptwort/Nomen und Zeitwort/Verb zu formulieren, z.B. Projektantrag erstellen. Zur Darstellung empfehle ich euch normale Rechtecke. Anschließend müssen diese Bausteine in die entsprechende Reihenfolge gebracht werden.
3. Entscheidungen einbauen
Häufig gibt es im Rahmen eines Prozesses Entscheidungen die getroffen werden müssen. Wenn der Antrag in Ordnung ist, dann geht es wie gehabt weiter. Wenn der Antrag nicht in Ordnung ist, geht er zurück zum Antragsteller. Bei der Darstellung unbedingt darauf achten, dass sich Tätigkeiten und Entscheidungen klar voneinander unterscheiden.
4. Input/Output darstellen
Wenn möglich schlage ich euch vor Input und Output der einzelnen Tätigkeiten darzustellen. Immer ist das nicht möglich. Immer macht das auch keinen Sinn. Wenn jedoch z.B. ein spezielles Formular benötigt wird um Prozessschritt zu erledigen, dann sollte es auch einen Hinweis geben.
Wenn am Ende eines Prozessschrittes eine schriftliche Information steht, wie z.B. der unterschriebene Projektauftrag, dann sollte darauf verwiesen werden. Dieses Vorgehen dient nicht nur der Dokumentation, sondern auch der Kommunikation. Projektleiter A bekommt von Auftraggeber B am Ende von Prozessschritt C den unterschriebenen Projektauftrag.
5. Phasen abgrenzen
Je länger ein Prozess wird, desto unübersichtlicher. Aus diesem Grund hat es sich bei mir bewährt, einzelne Phasen innerhalb des Prozesses zu definieren. Denkbar ist z.B. eine Planungs- oder Durchführungsphase. Somit wird die Übersichtlichkeit erhöht und eine bessere Orientierung ermöglicht. Für eine optimale Darstellung der Phasen eignet sich der linke Blattrand.
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2 Kommentare zu “Anleitung zur Prozessmodellierung mit Visio in der Praxis”
Hallo Tobe,
Die gewählte Notation hat keinen wiss. Hintergrund. Zumindest keinen den ich wüsste. Die hat sich bei mir aus der Praxis heraus entwickelt. Schau die doch mal diesen Beitrag an: http://www.kurze-prozesse.de/2010/03/19/pro-und-contra-bpmn-bitte-keine-ideologie/
LG Patrick
Tobe
Am 26. März 2010 um 18:04 Uhr
Wie nennt sich denn die gewählte Notation? Vor wissenschaftlichem Hintergrund ist mir die Bezeichnung und Notation nicht klar. Gibts denn auch andere logische Verknüpfungen oder nur “ja” “nein”? Für eine Studienarbeit habe ich die hier gewählte Darstellung und kann sie keiner offiziellen Notation zuordnen. Vielleicht kann mir jemand weiterhelfen???