• Es muss ein Auftraggeber existieren
• Lassen Sie sich offiziell vom Auftraggeber als Projektleiter bestätigen
• Überprüfen Sie Ihre fachliche Qualifikation für dieses Projekt
• Es muss eine fundierte Beschreibung des Zieles und der Rahmenbedingungen erreicht werden
• Machen Sie sich die Abhängigkeiten und Vernetzung des Projektes mit anderen Projekten und Aufgaben klar
• Sorgen Sie dafür, dass sich die vom Projekt betroffenen Organisationseinheiten aktiv an der Projektarbeit beteiligen
• Klären Sie die Rolle von externen Beratern in ihrem Projekt und vermeiden Sie dadurch mögliche Missverständnisse oder Konkurrenzsituationen

Was mir dabei noch fehlt:

• Klärung von Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen der Projektbeteiligten (siehe AKV-Matrix)
• Ressourcen (Mitarbeiter, Finanzmittel, Infrastruktur) schriftlich zusichern lassen (siehe Warum scheitern Projekte?)
• Wie sieht es mit der eigenen (Projektleiter) Verfügbarkeit aus? (siehe Optimale Projektanzahl)

Worauf achtet Ihr auf dem Weg zum Projektauftrag?

UPDATE 1: Rückblick auf den ersten Artikel “Was hat sich im PM in den letzten 20 Jahren verändert?“

UPDATE 1: Rückblick auf den zweiten Artikel “Acht Merkmale für erfolgreiches Projektmanagement“

1. PM ist eine besondere Arbeits-, Organisations- und Führungsform.
Die Frage die für mich hinter diesem Punkt steht: Nimmst du als Projektleiter oder -mitarbeiter deine Rolle entsprechend den gestellten Anforderungen wahr? Was nützt zum Beispiel ein Projektleiter der von “oben” und von “unten” nicht akzeptiert wird.

2. PM bedeutet bereichs- und firmenübergreifende Information und Kooperation.
Entscheidend ist aus meiner der Umgang mit der Informationspolitik. Sowohl innerhalb und außerhalb des Projetteams müssen Ziele und vor allem Ergebnisse aktiv kommuniziert und tlw. auch vermarktet werden.

3. PM bedeutet hierarchiestufenübergreifende Zusammenarbeit.
Authentisches verhalten erfordert es meiner Meinung nach, auch unbequeme Wahrheiten auf den Tisch zu bringen (sofern es der Sache dienlich ist). Wie die Autoren richtig ausführen, müssen sich hierzu alle Beteiligten mit ihrem Verhältnis zu Macht und Autorität auseinandersetzten.

4. PM bedeutet Grenzen und Rollen klären, um Verbindlichkeit zu erreichen.
“Konflikte werden durch fehlendes Rollenbewusstsein häufig nicht gelöst, im Gegenteil, sie werden stabilisiert.” Auch der Projektauftraggeber muss sich in diesem Zusammenhang seiner Rolle/Verantwortung bewusst sein und dementsprechend handeln. Unklare Grenzen müssen/können nämlich nicht unbedingt vom Projektleiter geklärt werden.

5. PM bedeutet das Management von Widersprüchen.
Widersprüche können in vielfältiger Weiße auftreten. Hat die Linien- oder die Projektaufgabe Priorität? Passt die Zielsetzung des Projektes zur Strategie des Unternehmens? Ich leite ein wichtiges Projekt für das Unternehmen, dennoch sind die zentralen Ressourcen (z.B. Fachexperten) bereits mit “weniger wichtigen” Aufgaben blockiert.

6. PM bedeutet, einen Problemlösungsprozess methodisch zu gestalten.
Bitte beachten: Die verwendeten Methoden müssen sich nach der Komplexität des Projektes richten! Folglich gibt es kein optimales PM-Tool, denn die Instrumente richten sich nach Umfang und Komplexität des Projektes.

7. PM bedeutet Probleme lösen und Konflikte austragen.
Gehen sie aktive mit Problemen/Konflikten um! Es ist der Qualität der Ergebnisse mit Sicherheit nicht zuträglich, wenn ungelöste Konflikte mitgeschleppt werden. Außerdem bietet das Lösen von Konflikten ein großes Potential, die künftige Arbeitsweise im Team zu verbessern.

8. PM ist ein Lernprozess von Personen, Gruppen und der Organisation.
Spontan fällt bei mir bei diesem Punkt das Thema “lessons learned” ein. Eine Sitzung nach Projektende in der die wichtigsten Erkenntnisse festgehalten werden ist nicht schädlich und kann sich auf kommende Projekte nur förderlich auswirken.

UPDATE 1: Rückblick auf den ersten Artikel “Was hat sich im PM in den letzten 20 Jahren verändert?“

UPDATE 2: Hier geht’s weiter “Von der Projektidee zum Projektauftrag”

• Projektarbeit ist in vielen Unternehmen üblich geworden.
• Die Zahl der Projekte und damit auch der Projektleiter ist erheblich gestiegen.
• Unternehmen haben eine Menge über Projektarbeit gelernt.
• Die aufbauorganisatorischen Grundlagen sind heute besser entwickelt.
• Vernetztes Denken und Handeln ist stärker ausgeprägt, wobei es große Unterschiede innerhalb der einzelnen Unternehmen gibt.
• Projektarbeit ist eindeutig internationaler geworden (“Wie bestimmen wir, was in uns von bleibenden Wert ist, wenn wir in einer ungeduldigen Gesellschaft leben, die sich nur auf den unmittelbaren Moment bezieht?”).
• Die Bedeutung von Kommunikation und Kooperation für den Projekterfolg ist allgemein akzeptiert.
• Die Zusammenarbeit mit externen Beratern ist immer bedeutsamer geworden.
• Die Anforderungen an alle Projektbeteiligten, der Leistungs- und Zeitdruck sind enorm gestiegen.
• Nicht nur der Zeitdruck ist größer geworden, sondern auch der Kostendruck.
• Projektleitung wird heute stärker als in der Vergangenheit als Management-Aufgabe gesehen.
• Die Bedeutung der Unternehmenskultur für erfolgreiche Projektarbeit wir heute viel stärker gesehen.

Was meint ihr dazu? Seht ihre weitere Veränderungen die ihr für wichtig hält?

UPDATE 1: Hier geht’s weiter “Acht Merkmale für erfolgreiches Projektmanagement“

UPDATE 2: Hier geht’s weiter “Von der Projektidee zum Projektauftrag”

• Was hat sich im PM in den letzten 20 Jahren verändert?
• Acht Merkmale für erfolgreiches Projektmanagement
• Von der Projektidee zum Projektauftrag